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Inventário de estoque: o que é, tipos e como fazer

O inventário é o momento em que o estoque do sistema encontra o estoque da prateleira. Feito do jeito errado, ele sempre fecha e não ensina nada. Feito do jeito certo, mostra onde o dinheiro está sumindo. Este guia mostra os tipos, a ordem certa e um modelo de ficha.

Por Kadu Rubim · CEO da Movenda · 13 de setembro de 2026 · 8 min de leitura

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é a contagem física dos itens armazenados, comparada com o saldo que o registro diz existir. A diferença entre os dois é a divergência de estoque — e é ela que o inventário existe para revelar.

Ele serve a três coisas ao mesmo tempo: corrigir o saldo, para que compra e reposição partam de um número verdadeiro; medir perda, porque o que falta sem venda registrada é dinheiro que saiu; e fechar o custo, já que o estoque inicial e o final entram direto no cálculo do CMV.

Existe também o inventário exigido pela legislação fiscal e contábil, com regras e prazos próprios. Para essa obrigação, confirme com a sua contabilidade o que se aplica à sua empresa. Este guia trata do inventário como ferramenta de gestão.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

O rotativo costuma ser o mais útil para comércio pequeno e médio: conta menos de cada vez, conta mais vezes o que importa e não obriga a fechar a loja. Para decidir o que entra em cada ciclo, a curva ABC separa os itens pelo valor que movimentam.

Como fazer inventário de estoque: passo a passo

1. Defina data, escopo e responsáveis. Quais itens ou locais entram, quem conta e quem confere.
2. Congele a movimentação. Entradas e saídas param durante a contagem, ou ficam separadas para lançar depois. Contar enquanto a mercadoria circula gera diferença que não existe.
3. Organize antes de contar. Mesmo item num só lugar, embalagens abertas identificadas, unidade de medida definida (unidade, caixa, quilo).
4. Conte sem ver o saldo esperado. Quem conta recebe só a lista de itens. Contar já sabendo o número faz a pessoa "encontrar" o que espera — é o método da contagem cega.
5. Reconte as divergências. Todo item com diferença relevante é contado de novo, de preferência por outra pessoa.
6. Compare e ajuste com motivo. O saldo é corrigido, e cada ajuste leva a causa provável: perda, quebra, validade, erro de cadastro, erro de recebimento.
7. Analise antes de arquivar. Divergência que se repete no mesmo item é processo quebrando. O inventário só valeu se gerar uma correção na rotina.

Modelo de ficha de inventário

Um modelo simples para imprimir ou copiar. A coluna "saldo no sistema" fica em branco para quem conta e é preenchida depois, por quem confere:

Com que frequência fazer inventário?

Não existe um calendário único. O que funciona é separar por valor e por risco:

• Itens de maior valor e maior risco de perda — proteína, bebida, produto caro e pequeno: ciclo curto, como semanal.
• Itens intermediários: ciclo quinzenal ou mensal.
• Itens de baixo valor e giro estável: ciclo mais longo.
• Estoque inteiro: pelo menos um inventário geral por período, para recalibrar tudo.

Quanto mais curto o intervalo, mais fácil explicar a divergência, porque o que aconteceu ainda está na memória de quem trabalhou.

Erros que tornam o inventário inútil

• Contar vendo o saldo. O inventário sempre fecha e não revela nada.
• Ajustar sem registrar o motivo. O número fica certo e a causa se perde — no mês seguinte a diferença volta.
• Unidade de medida misturada. Caixa contada como unidade, fardo como item: diferença falsa e ajuste errado.
• Contar com a mercadoria circulando. Venda e recebimento durante a contagem geram divergência que não existe.
• Tratar toda diferença como furto. Na maior parte das vezes é processo — porção, recebimento, cadastro — e a equipe para de colaborar quando é tratada como suspeita.

Na Movenda, a conferência é feita sem mostrar o saldo esperado, e a diferença entre o que foi contado e o que foi vendido aparece sozinha. Veja como isso funciona no sistema para bares, onde a bebida é o item que mais some.