O que é um ERP para pequena empresa
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, ou planejamento dos recursos da empresa. Na prática, é o sistema que concentra num só cadastro o que costuma ficar espalhado: as vendas, o estoque, as compras, a nota fiscal, as contas a pagar e a receber e o resultado do mês.
Nas empresas grandes, o ERP é um projeto de meses, com consultoria e módulos para tudo. Na pequena empresa a pergunta é outra: o sistema resolve a rotina de quem vende no balcão e cuida do caixa, do estoque e das contas ao mesmo tempo? Por isso, para o pequeno negócio, o ERP que funciona é o que já nasce ligado à frente de caixa. Se a venda não entra sozinha no ERP, alguém vai ter que digitá-la, e o sistema vira mais uma planilha.
Num ERP para pequena empresa, as partes que mais pesam no dia a dia são estas:
- Vendas: o caixa, a comanda ou o pedido, de onde sai o dado que alimenta o resto.
- Estoque e compras: o saldo de cada produto, a entrada da mercadoria e o custo de cada fornecedor.
- Fiscal: a emissão da NF-e e da NFC-e a partir da venda.
- Financeiro: contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação com o banco.
- Resultado: o DRE, que mostra se o mês deu lucro e onde ele ficou.
Se você quer ver como os ERPs se organizam por tipo de empresa, com exemplos de cada perfil, leia sistema ERP: exemplos e para que serve. Para a diferença entre o caixa e a gestão, veja o que é PDV.
5 sinais de que a sua empresa já precisa de um ERP
- A mesma informação é digitada mais de uma vez. A venda entra no caixa, depois no emissor de nota e depois na planilha do financeiro. Cada redigitação é uma chance de erro.
- O estoque do sistema não bate com a prateleira. Quando a baixa depende de alguém lembrar, o saldo vira estimativa, e a compra passa a ser feita no olho.
- A nota fiscal sai em outro programa. A venda acontece no balcão e a nota é emitida depois, por outra pessoa, ou fica para trás.
- Você só sabe se teve lucro no fim do mês, e depois de uma noite de planilha. Sem o custo de cada produto atualizado, a margem aparece tarde demais para corrigir o preço.
- Abriu a segunda loja, ou vai abrir. Duas unidades com controles separados viram dois números que ninguém consegue comparar.
Se dois ou mais desses sinais aparecem na sua rotina, o problema já não é falta de esforço: é falta de um sistema que ligue as pontas.
8 critérios para escolher um ERP para pequena empresa
1. Nota fiscal na própria venda
A NF-e e a NFC-e precisam sair do mesmo lugar em que a venda foi registrada. Emissor separado significa digitar de novo o que o caixa já sabe. Na outra ponta, as notas de compra também precisam entrar sem digitação: pela sincronização com a SEFAZ e pela importação do XML. Veja como funciona a NFC-e.
2. PDV integrado e que vende sem internet
O caixa é a porta de entrada do dado. Ele precisa fazer parte do ERP, e não ser um programa à parte, e precisa continuar vendendo quando a internet cai, sincronizando quando a conexão volta. Detalhes no PDV offline.
3. Estoque com baixa automática
Cada venda baixa o estoque na hora. Onde há produção própria, a ficha técnica baixa os ingredientes. Na entrada, a nota de compra deveria virar estoque sem digitação, com a unidade do fornecedor convertida na unidade que você vende. Sem isso, o inventário vira um susto a cada contagem.
4. Financeiro com conciliação
Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária no mesmo sistema, para comparar o extrato com o que a operação já registrou.
5. Nota com os campos de IBS e CBS
A reforma tributária muda o layout da nota. O sistema precisa emitir a nota com os campos de IBS e CBS. As regras de cada produto continuam com o seu contador.
6. Implantação e migração
Pergunte quem faz o cadastro. Trocar de sistema não pode significar recadastrar centenas de produtos sozinho, à noite, depois de fechar a loja.
7. Plano grátis para começar
Um plano grátis permite usar o sistema na operação real antes de pagar, em vez de decidir por uma demonstração. Veja o que entra no ERP gratuito da Movenda.
8. Aderência ao seu segmento
Restaurante precisa de comanda e mesas; mercado, de validade e venda por peso; loja de roupas, de grade de tamanho e cor; distribuidora, de venda no atacado. ERP genérico que não conhece a sua operação vira adaptação eterna.
Planilha, emissor, ERP genérico ou ERP com PDV: qual tipo de solução
Antes de comparar marcas, vale comparar tipos de solução. Cada uma resolve uma parte do problema:
| Planilha | Emissor de nota avulso | ERP genérico | ERP com PDV | |
|---|---|---|---|---|
| Registra a venda no caixa | Não | Não | Depende de outro programa | Sim |
| Emite NF-e e NFC-e | Não | Sim, redigitando a venda | Sim | Sim, a partir da venda |
| Baixa o estoque a cada venda | Não | Não | Só se a venda for lançada | Sim |
| Contas a pagar e a receber | Manual | Não | Sim | Sim |
| Entrada da nota de compra | Digitada à mão | Não | Depende | Pelo XML, com conversão de unidades, na Movenda |
| Estoque da loja física e do e-commerce | Duas planilhas | Não | Depende | Mesmo saldo, na Movenda |
| Continua vendendo sem internet | — | — | Depende | Sim, na Movenda |
| Quem digita a venda | Você | Você, de novo | Alguém, depois | Ninguém: ela já entra pelo caixa |
A planilha é grátis e flexível, mas depende de alguém alimentar tudo à mão, e o número só fica certo enquanto essa pessoa não esquece nada. O emissor avulso resolve a obrigação de emitir a nota, mas não sabe nada do estoque nem do financeiro. O ERP genérico organiza a gestão, mas costuma deixar o caixa de fora ou exigir outro programa para vender. O ERP com PDV começa pela venda: o que passa no caixa já vira estoque, nota, conta a receber e resultado.
Para quem vende no balcão, a diferença decisiva é a última linha. No ERP com PDV, o caixa alimenta o resto do sistema; nos outros modelos, alguém precisa fazer essa ponte à mão. Se quiser ver os ERPs conhecidos agrupados por perfil de empresa, leia os ERPs mais usados.
O que a Movenda faz
A Movenda é um ERP com PDV para pequenas empresas. Estas são as funções, cada uma com a página que explica em detalhe:
Frente de caixa (PDV)
O caixa registra a venda e, na mesma venda, baixa o estoque, emite a nota e lança no financeiro. Veja o sistema PDV.
Venda sem internet
Quando a conexão cai, o caixa continua vendendo numa base local e sincroniza sozinho quando a rede volta. Veja o PDV offline.
Estoque com baixa automática e transferência entre lojas
Cada venda baixa o saldo, e o estoque pode ser transferido de uma loja para outra. A mercadoria entra pela importação do XML da nota de compra, com conversão de unidades, e o estoque é integrado ao e-commerce. Veja o sistema de controle de estoque e vendas. Para a rotina de contagem, veja o guia de inventário de estoque e o de giro de estoque.
Emissão de NF-e e NFC-e
A nota sai da própria venda, já com os campos de IBS e CBS. Na compra, o sistema sincroniza com a SEFAZ para trazer as notas emitidas contra o seu CNPJ. A configuração fiscal é feita com a sua contabilidade. Veja o que é NFC-e.
Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação
O financeiro faz parte do mesmo sistema: vencimentos, recebimentos, fluxo de caixa e conciliação bancária.
DRE automático
Como a receita, o custo e a despesa entram conforme a operação acontece, o resultado do mês vira consulta. Veja o DRE automático.
Comanda e mesas
Para restaurante e bar, o pedido lançado na comanda vai para a cozinha e a conta fecha por mesa ou por pessoa. Veja a comanda eletrônica e o monitor de cozinha.
Controle de validade
Lote e validade por produto, para o mercado, a padaria e o açougue venderem primeiro o que vence primeiro.
Grade de tamanho e cor
Cada combinação de tamanho e cor tem saldo próprio, e a troca devolve a peça para a grade certa.
Venda no atacado
Venda em volume para outras empresas, com nota, estoque e contas a receber ligados.
Integração com balança
A Movenda tem integração com balança: no self-service, a balança pesa o prato e o valor entra na venda; o mesmo vale para a venda por peso de sorvete e açaí. O item é cadastrado por quilo e o valor sai do peso na hora da venda.
App para Android
A Movenda tem aplicativo para Android.
ERP por segmento
O sistema é o mesmo; o que muda é o recurso que cada operação usa mais. Escolha o seu grupo:
Food service
Comanda e mesas em restaurante e bar; integração com balança e autoatendimento no self-service (veja o sistema para restaurante a quilo); integração com balança também para sorvete e açaí por peso. Também atende lanchonete, pizzaria, hamburgueria, cafeteria, confeitaria, delivery e casa noturna.
Mercado e alimentação
Controle de validade em mercado e mercearia, padaria e açougue, com venda por peso. Também loja de conveniência e mercado autônomo.
Moda
Grade de tamanho e cor em loja de roupas e de numeração e cor em loja de calçados.
Varejo em geral
Autopeças, incluindo loja de moto peças; material de construção, papelaria, loja pequena e varejo em geral.
Distribuição e bebidas
Venda no atacado em distribuidora e em distribuidora e depósito de bebidas; também adega.
Várias lojas e vários CNPJs no mesmo sistema
Quando o negócio cresce, o ERP precisa crescer junto, sem trocar de sistema:
- Vários CNPJs: cada empresa com o seu cadastro e o seu resultado, todas no mesmo painel.
- Várias lojas: cada unidade com o seu estoque e o seu caixa, e o desempenho comparável na mesma tela, sem exportar planilha.
- Transferência de estoque entre lojas: a mercadoria sai do saldo de uma unidade e entra no da outra, sem ajuste manual.
- Franquias e franqueadoras: a Movenda atende a operação da franquia e a visão da franqueadora sobre a rede.
Quanto custa um ERP para pequena empresa na Movenda
A Movenda tem plano grátis, com acesso ao PDV, às contas a pagar e a receber e ao básico da gestão. É um jeito de começar a usar o sistema na operação real sem pagar nada. Veja o que entra no ERP gratuito e no PDV gratuito.
Para quem precisa de mais recursos, existem planos pagos, com teste de 14 dias. Os valores e o que entra em cada plano a equipe passa pelo WhatsApp, de acordo com a sua operação.
Ao comparar preço de ERP, olhe além da mensalidade. Pergunte o que está incluído em cada plano, quem faz a implantação e o cadastro, se o caixa continua vendendo sem internet e se a nota sai da própria venda. Um sistema barato que obriga a manter um emissor e uma planilha por fora sai caro no tempo de quem opera.
Implantação: a nossa equipe faz com você
A parte mais temida de trocar de sistema é recomeçar o cadastro. Na Movenda, você não faz isso sozinho:
- Vai trocar de sistema? A equipe importa os produtos e os clientes do sistema antigo.
- Está abrindo a empresa? A equipe faz o cadastro dos seus produtos.
- Nos dois casos, o suporte acompanha a implantação até a operação estar rodando.
O que fica com você é o que só você sabe: a configuração fiscal, que é feita junto com o seu contador, e as decisões do seu negócio, como preço e margem de cada produto. O resto a equipe conduz com você, para o caixa não parar no meio da troca.
Reforma tributária: a nota com IBS e CBS
A Movenda emite a nota com os campos de IBS e CBS. O que muda na nota, o cronograma e o que perguntar ao seu sistema estão explicados em PDV e reforma tributária.
As regras de cada produto e o enquadramento da sua empresa continuam sendo definidos pelo seu contador. Confirme com ele antes de configurar a emissão.